Changer d’ATS ou le connecter : ce qu’il faut préparer pour une migration réussie

La peur du changement d’outil

L’ATS est la mémoire d’une équipe de recrutement : des années de candidats, d’échanges, de notes et de clients. C’est aussi pour cela qu’on hésite à changer d’outil. Personne ne veut perdre cet historique, ni bloquer l’équipe pendant des semaines.

Bonne nouvelle : adopter une nouvelle plateforme de sourcing ne vous oblige pas à choisir entre « tout garder » et « tout perdre ». Il existe deux voies, et le bon choix dépend surtout de la place que vous voulez donner à votre outil actuel.

Voie 1 : garder son ATS et le connecter

Vous êtes satisfait de votre ATS, vos process sont rodés, votre équipe y est habituée. Dans ce cas, le nouvel outil vient se brancher dessus.

Concrètement, la connexion passe par l’API de votre ATS : les deux outils échangent les informations dans les deux sens. Vous pouvez interroger votre ATS et votre vivier directement depuis la plateforme de sourcing, et les candidats, les clients et leurs statuts restent synchronisés.

Cette voie convient quand :

• votre ATS est bien installé et apprécié ;
• d’autres équipes ou d’autres outils en dépendent ;
• vous voulez ajouter le sourcing et la prospection par IA sans toucher au reste.

Le prérequis : que votre ATS dispose d’une API. C’est le cas de la plupart des ATS du marché, comme Bullhorn, Loxo, Ashby, Greenhouse ou Teamtailor.

Voie 2 : migrer vers une plateforme tout-en-un

Votre ATS vous coûte cher pour ce que vous en faites, il est mal adapté au travail d’aujourd’hui, ou vous jonglez entre trop d’outils. Dans ce cas, il peut être plus simple de tout réunir au même endroit : sourcing, prospection, campagnes, ATS et CRM.

La migration consiste alors à transférer vos données dans la nouvelle plateforme, une fois, proprement. Vous repartez avec votre historique, mais un seul outil.

Ce qu’il faut préparer

Quelle que soit la voie, une intégration réussie se prépare. Trois éléments font la différence.

1. L’extraction de vos données clients

Les entreprises avec lesquelles vous travaillez, leurs contacts, l’historique des échanges et des mandats. C’est la base de votre activité commerciale : elle doit arriver complète.

2. L’extraction de vos données candidats

Les profils de votre vivier, leurs coordonnées, leurs statuts, les notes de vos recruteurs, et si possible les documents associés. C’est souvent le plus gros volume, et le plus précieux.

3. Un accès à votre outil actuel

Pour une connexion, un accès à l’API de votre ATS, de votre CRM ou de votre SIRH. Pour une migration, un export complet, dans un format que votre outil sait produire.

Profitez-en pour faire le ménage : doublons, profils obsolètes, champs jamais utilisés. Une migration est le meilleur moment pour repartir sur une base propre, et pour vérifier que vos durées de conservation respectent le RGPD.

Les étapes d’une intégration

1. Le cadrage. Un échange pour faire le point sur vos outils, vos données et vos usages, et choisir entre connexion et migration.
2. L’extraction. Vous préparez l’export de vos données clients et candidats, avec l’aide de l’équipe d’intégration sur ce qu’il faut extraire.
3. La connexion ou l’import. L’équipe branche les outils ou importe les données, puis vérifie les correspondances de champs.
4. La mise en route. Vous contrôlez l’import avec l’équipe, puis vos recruteurs travaillent dans le nouvel outil.

Avec une équipe dédiée et des données bien préparées, ce processus prend quelques jours, pas des semaines.

Les questions à poser à un éditeur

• Qui réalise l’intégration : vous, ou une équipe dédiée chez l’éditeur ?
• Quels outils sont connectables, et dans quels sens circulent les données ?
• Que se passe-t-il pour l’historique : notes, documents, statuts ?
• À qui appartiennent les données, et peut-on les exporter si l’on part ?
• Où sont-elles hébergées, et un accord de traitement des données est-il signé ?

Avec Profilr

Profilr se connecte à tout ATS, CRM ou SIRH doté d’une API, et dispose aussi de son propre ATS / CRM dans l’offre Agentic CRM. Dans les deux cas, l’intégration ou la migration est menée par notre équipe dédiée, en quelques jours. Vos données restent les vôtres et sont hébergées en Europe. Tous les détails sont sur la page Intégrations, ou réservez un échange avec notre équipe.